你常開線上會議嗎？
你知道怎麼導引一場有效率、溝通順暢的線上會議嗎？
不論平時是否常開線上會議，在最近的疫情高峰期，我想很多朋友都對「線上會議」愈來愈熟悉。事實上隨著時代的演進，未來線上會議會是商務溝通的主流媒介之一，因此如果你最近剛好有線上會議機會，不妨藉此演練線上開會技巧，讓你在會議上順暢領導討論，而這也是展現領導力很重要的環節。
然而，很多人會認為線上會議中，彼此沒有見到面，所以就可以用比較輕鬆的心態看待，其實這是一個錯誤的觀念！
事實上，一場線上會議的正式程度，並不亞於傳統的面對面會議；其所需要的謹慎程度，甚至可能比面對面會議更高。畢竟面對面的會議「見面三分情」，但線上會議卻少了「三分情」的潤滑，所以溝通上更需要專注、精準與相互尊重，也更需要良好的線上會議禮儀。
以下，就是我常在課程中與學員分享的幾個線上會議技巧，好好運用，就能有效強化你在線上會議中的專業形象：
提前預約且準時
如同面對面會議，線上會議也需要提前預約，同時事先以文字清楚寫明討論重點、議程，且在會議前兩個小時再度提醒，以確保大家準時上線。
特別提醒：在線上會議遲到時，對對方造成的不適、不悅感，並不會比面對面會議來得少，甚至更多！—畢竟在心裡感受上，「在會議室等三分鐘」還算勉強可以接受；但換作是「在電話中等三分鐘」，人們卻會覺得「等很久」！
視訊會議：確認自己在鏡頭中的樣子
接著，在會議開始之前，請務必檢視自己在鏡頭前呈現出的樣子，並確定畫面是你想要的。 確認重點包括：
形象
你希望呈現出什麼樣的形象？如果是專業會議，就以專業穿著來應對；千萬不要穿著休閒服，甚至蓬頭垢面地開專業會議。
燈光
周遭的光源會不會太暗？如果在昏暗的房間，只以電腦/手機的光源照亮臉部，看起來會有一點「可怕」，這是你想要的嗎？
背景
周遭的環境會不會太亂？背景有沒有你不想被看到的人/事/物？
聲音
周遭是否吵雜（如音樂、旁人交談聲），或容易有突發性的噪音（如垃圾車聲）？空間是否有回音？麥克風收音效果好嗎？
電話會議：小心聲音洩漏你的一舉一動
此外，在沒有視訊、只有聲音的電話會議中，也不要以為對方看不到畫面，就不知道你在做什麼。
事實上，當對方在電話的那一頭吃東西、喝飲料，都是聽得出來的；有經驗的耳朵甚至能辨別出對方談話時身體的姿勢—例如坐著說話、躺著說話、一邊走路一邊說話、一邊爬樓梯一邊說話…等。
此外，開會時也務必要專注，不要存僥倖之心，認為分神一邊做其他事對方不會察覺！其實高品質溝通的關鍵在於「丟接球」的順暢度，而唯有所有人皆專心對話，溝通才會順暢對頻。
你會發現，當一個人心不在焉，別人球丟過來，卻渾然未覺或恍神，即使僅僅只是遲疑了半秒，對方仍然感覺得出來。「心不在焉」的遲疑，跟「聽到了，但還在思考」的遲疑，對於認真開會的其他人來說是很明顯的。
上線後主動問候大家並居中介紹
想像一下：電話會議進行到一半，雙方正談得熱烈時，突然一個陌生的聲音插進來發言—你原本預設電話另一頭只有對方一個人，沒想到平白多出其他的「不速之客」，會有什麼感受？你心裡大概會想：剛剛的內容，都被這個未知的對象聽到了，天知道電話那一頭還有多少人！？
別讓無心的疏忽，讓彼此之間的信任感瞬間煙消雲散。開任何線上會議時，主持人（通常是會議的召集人）務必要在開頭先介紹「每一位」參與人員，並請被介紹到的人出聲打招呼，如：
主持人：「今天參加會議的有五位，首先是A公司的經理XX。」
XX：「大家好。」
主持人：「接下來是A公司的資深設計OO。」
OO：「大家好！」
而如果會議進行中臨時加入新的成員，也要特別說明，例如：
副總：「這個部份我請我的秘書一起過來聽，他現在人在旁邊。」
秘書：「您好，我是X副總的秘書。」
總之，每一位在場的人都需要親自出聲打招呼，如此方有助於建立信任感，確保會議的順暢進行。甚至當彼此之間不熟悉時，每次發言之前，建議都要先「自報名號」再進行發言，才不致混淆或誤解。
確認文件版本
相信你一定遇過這樣的情況：會議開始後十分鐘，大家為了某個圖表爭論不休，最後才發現—彼此的文件版本根本就不一致。這件在面對面會議時能夠輕易被解決的小事，到了線上會議時，卻成了讓溝通不斷繞圈子的主因，造成時間與心力的耗損。
因此，建議你在發送會議通知時，就提供必要文件；如果之後有更新的文件版本，則需要在會議一開始時，再度確認文件版本，例如：
「我們先一起核對一下文件版本，每個人手上應該有三份檔案，第一份是圖檔，檔名是…，版本是第X版；第二份是…」
簡單的過程，就能大幅節省會議時間、強化溝通效率。
提供視覺輔助
在資訊彙整的偏好上，有些人是視覺型，有些人是聽覺型；而線上會議的討論，由於多靠話語，對偏視覺型的人來說，往往容易發散。
因此，開會時我喜歡自己（或請同事協助）將大家提出的論點，用文字或圖表快速記錄下來，並透過鏡頭或線上白板的方式，與其他人共享，有效地讓討論更聚焦。
做重點總結
最後，就是做總結。畢竟會議少了總結，日後就無法追蹤成效，開了也等於白開，線上會議也是一樣的。一般而言，在會議結束時做重點總結是主持人的權利與義務，但是若主持人未做總結，你也可以主動做總結確認。
總結主要包含：
1. 會議結論
2. 行動清單（接下來要做什麼事？誰負責？如何檢驗完成？）
3. 敲定下次會議時間
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