傳訊息時，你喜歡使用語音訊息嗎？
或者反過來問：你喜歡「收」語音訊息嗎？
語音訊息這項功能在各大通訊平台都已經不是新鮮事，因為只需要錄製一段語音就能直接傳送，對傳送者既很方便又有效率。然而，對於訊息接收者來說呢？相對於閱讀文字簡訊時，只消望一眼就能略知內容，收到語音訊息時卻需要找到適合的時機才有辦法聆聽，也可能在聽完一遍之後，因為沒聽清楚或漏聽重要資訊，還得重頭播放，更別說收到超過三分鐘的長語音訊息時，若預期對方說的並非要事，基本上就不會想聽了。到底使用語音訊息時，該注意到那些關鍵，才能夠讓自己傳得很方便，也讓對方收得很有效率？
語音訊息傳遞注意事宜
我發現善用語音訊息溝通的高手們，可以分成兩類。
第一類人擅長「說之以理」，他們有著純熟洗鍊的口語表達技巧，說話邏輯清楚、條理分明。第二類人則擅長「動之以情」，聲音溫暖富含感情是他們的強項，因此也很善用此優勢來表達思念、諄諄勸說、療癒撫慰。如果你的表達特質也符合以上兩種，那麼語音訊息很可能就是你的致勝點，不妨多加運用。
然而，有時候我們之所以傳語音訊息，不是因為「想要」，而是因為「需要」，例如老花眼、不擅長手機打字，或是忙碌時想迅速交代事情等。這時，建議你運用以下幾個語音傳達要點，特別是在商務溝通場域。
- 將語音訊息視同三十秒至一分鐘的簡報，謹慎以待。
- 傳訊息前，先在腦中規劃好結構，再一一說出。
- 先說主題、結論，再講原因。
- 善用列點法，例如「關於昨天的活動，我發現3個可以改善的點，第一個是…、第二個是…」。
- 避免「嗯…啊…對對對」等無意義的贅字。
選擇最適合的訊息形式
相對於文字訊息，可以快速瀏覽後，再對有興趣的部分細讀；語音訊息則需要收訊者刻意空出一段時間專注聆聽，才能了解內容。因此，當你的訊息需要對方即時回應時，用文字訊息傳遞會比與語音更有效率；即使非得使用語音不可，也可以在傳送語音後加註一段文字訊息：「上面的訊息是關於OO事情，需要今天上午處理」，讓對方一目了然，並做出相對應的處置。
此外，如果你知道對方視力不佳或不擅閱讀，與其傳長篇文字訊息給他，不如選擇用語音訊息的形式，讓對方更輕鬆地接收訊息，也是一種體貼。
收到語音訊息，條列重點再度確認
前面說的都是「傳」語音訊息，那麼「收」到語音訊息時，又該怎麼做？我的同事心怡有一個很好的習慣：每當收到語音訊息時，他不會只回一個「收到」，而是會將訊息內容用條列式的方法筆記下來，並即時回覆在對話中，如有不清楚的地方也提出來確認。例如：
「以上三點收到，
1. 活動改9:30開始
2. 通知攝影師提早到à已通知
3. 邀請陳副總，想確認是OO公司的陳XX副總對嗎？」
不只是收到，而具體說明「收到了什麼」，這樣的習慣讓雙方能確實對焦想法，而如果傳訊者發現稍早語音訊息中有某件事表達得不夠清楚，也可以即時說明，讓溝通更精確有效率。更棒的是，日後若需回溯查詢，只要在對話框中搜尋關鍵字就可以查得到！
掌握方法，就能讓語音訊息不再費時耗神、消磨心力，而能成為人際傳情、職場達意的最佳技能！
—本文同步刊登於《聯合報》繽紛版
